Votre copropriété au quotidien
Informations et formulaires pratiques pour vous permettre de mieux comprendre le fonctionnement de votre copropriété, et d’interagir avec nous au cours des différentes étapes qui rythment la vie de copropriétaire.
Nous mettons également à votre disposition une brochure claire et précise, éditée par la Fondation Roi Baudouin et la Fédération du Notariat, que vous pouvez télécharger directement en cliquant sur le bouton ci dessous. Ce guide à pour but de vous aider en apportant des réponses à des question variées sur l’univers complexe de la copropriété.
Nous sommes également à votre disposition.
Nous vous proposons ci dessous quelques informations et explications utiles sur la comptabilité généralement pratiquée dans la gestion des copropriétés.
Certaines règles comptables sont également reprises dans le Règlement de Copropriété de chaque immeuble. Celles-ci concernent principalement la répartition des charges entre les copropriétaires.
A chaque fin d’exercice comptable, nous établissons un décompte annuel des charges communes et privatives comprenant les documents suivants, envoyés en même temps que la convocation à l’assemblée générale ordinaire (min. 15 jours avant la date de l’assemblée) :
- Une liste des dépenses reprenant chaque poste de frais et sa répartition par clés/quotités conformément au plan comptable de l’immeuble
- Un décompte individuel des charges, reprenant le détail des frais de l’année calculés au prorata des quotités de chaque lot. En cas d’installation de chauffage commune et / ou d’eau, un relevé des consommations, établi par un tiers répartiteur, y est annexé.
NB1 : il est également tenu compte des dates de mutation de lot(s) (transfert de jouissance) entre l’ancien et le nouveau propriétaire, au prorata des jours d’occupation.
NB2 : Si le solde du décompte est en faveur du copropriétaire, il sera remboursé, automatiquement endéans les 30 jours de la tenue de l’assemblée générale. Les crédits éventuels ne sont jamais déduits d’un appel de fonds futur.
Un inventaire composé de deux documents :
- Le Compte de résultats reprenant le résultat entre le détail des charges réelles par nature et le total des provisions réclamées (hors cotisation au fonds de réserve), pour l’année comptable écoulée
- Le Bilan Actif/Passif qui représente l’état patrimonial de la copropriété à la date de clôture.
Le bilan reprend les différents fonds propres de l’association des copropriétaires :
- Fonds de réserve suivant l’Art. 577 -11 du CC: « Somme des apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques, telles que celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, la réparation ou le renouvellement d’un ascenseur ou la pose d’une nouvelle chape de toiture. ».
L’approvisionnement du fonds de réserve peut être récurrent ou ponctuel. L’assemblée générale annuelle décide du budget nécessaire aux travaux d’investissement.
Certaines recettes peuvent être imputées au fonds de réserve, telles que les intérêts bancaires, les indemnités de retard, les loyers d’une ancienne conciergerie ou d’une antenne gsm. - Fonds de roulement suivant l’Art. 577 -11 du CC : « Somme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques telles que les frais de chauffage et d’éclairage des parties communes, les frais de gérance et de conciergerie. ».
L’approvisionnement du fonds de roulement est récurrent et réalisé par provisions (mensuelles, trimestrielles ou quadrimestrielles) voire, dans certains cas, par versement annuel (ex. pour les entités de garages).
Le budget d’approvisionnement de ce fonds de roulement est décidé et voté, annuellement, en assemblée générale.
Les fonds de roulement et de réserve sont placés sur des comptes distincts ouverts au nom de chaque association. - Fonds de roulement – permanent : une assemblée générale décide de constituer ce fonds afin de permettre au syndic de disposer de la trésorerie adéquate dans l’exercice de sa mission. Ce montant fixe est défini par rapport au fonctionnement et aux besoins de l’immeuble et représente au maximum quelques mois de charges.
Certains notaires le prévoient d’office dans les statuts.
Contrôle des comptes de l’association:
Suivant l’Art. 577-8/2 du CC : « l’assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes, copropriétaire ou non, dont les obligations et les compétences sont déterminées par le règlement de copropriété. »
Dans la plupart des cas, il s’agit d’un copropriétaire, mais il arrive que l’assemblée fasse le choix d’un expert- comptable ou d’un réviseur externe.
Dans le cas d’une reprise de gestion, nous envoyons dans les 30 jours de la reprise des documents, un courrier de présentation du bureau avec les informations utiles et modalités comptables.
LE CONTRAT D’ASSURANCE DE VOTRE COPROPRIETE
Définition
Même si l’assurance incendie n’est pas légalement obligatoire, il est en revanche indispensable d’en souscrire une, afin de se prémunir des conséquences financières inévitables lors de la survenance d’un sinistre ; de plus, la quasi totalité des statuts de copropriété l’exige.
Le contrat souscrit par l’Association des Copropriétaires concerne uniquement la partie immeuble (hors contenu et responsabilité locative).
Couverture
Les contrats actuels ne concernent plus uniquement l’incendie. L’assurance dite « incendie » concerne les différents dommages que peuvent subir vos biens immobiliers suite à des causes bien définies, comme par exemple: incendie – catastrophes naturelles – dégâts des eaux – bris de vitres – responsabilité civile immeuble – etc.
Cette assurance peut également prévoir des garanties supplémentaires telles que la prise en charge des frais de recherche en cas de dégât des eaux.
En revanche, certaines causes sont presque toujours exclues des garanties, et les dommages consécutifs non pris en charge.
Ne sont pas couverts
- humidité ascensionnelle
- Infiltrations par façade
- Débouchage de tuyaux
- Problèmes liés à la condensation
- Exclusions propres à un contrat et/ou résultant d’une sinistralité trop élevée
Franchise
La franchise est le montant retenu par la compagnie d’assurance en cas de sinistre déclaré, ce montant est récupérable auprès du tiers responsable si ce dernier est identifiable.
Son montant, indexé chaque année selon un indice spécifique, peut également fortement être impacté par la sinistralité de l’immeuble. Il est donc important d’être vigilant sur l’état du bâtiment et de son entretien..
Si le montant des dommages est supérieur au montant de la franchise, l’assurance n’intervient tout simplement pas.
VOUS AVEZ UN SINISTRE?
En cas de sinistre, il est important que la cause soit rapidement identifiée et que l’occupant prenne les mesures conservatoires nécessaires.
Tout élément de preuve indispensable au bon suivi du dossier doit être conservé (photos, dépôt de plainte, morceau de tuyau endommagé, etc.)
Si des frais de recherches doivent être engagés, ils peuvent le cas échéant être indemnisés, et il conviendra de se renseigner au préalable auprès du courtier ou de la compagnie.
Origine privative ou commune?
Si la cause se situe au niveau d’une partie commune, c’est le syndic qui se charge de coordonner les différentes interventions et démarches, assisté par le courtier et les éventuelles personnes concernées par des dommages.
Il appartient toutefois au copropriétaire qui serait préjudicié de demander les devis nécessaires à la remise en état de son bien, et de les communiquer au syndic.
Lors d’un sinistre dont la cause est privative, le syndic agira comme un intermédiaire entre le propriétaire et le courtier.
Indemnisation et/ou passage d’un expert
C’est la compagnie d’assurance qui décide si le passage d’un expert est nécessaire, ou si elle accepte d’indemniser le dossier sans établissement d’un PV d’évaluation des dommages.
En effet, dans certains cas, le dossier peut être indemnisé uniquement sur base d’une quittance établie par la compagnie d’assurance.
Le montant de l’indemnisation est versé sur le compte bancaire de la copropriété, puisque c’est elle qui est titulaire du contrat d’assurance, et c’est le syndic qui se charge alors de ventiler ce montant entre les différentes parties, sur base de la quittance ou du PV de l’expert.
Formulaire
En cliquant sur le bouton ci dessous, vous avez la possibilité de nous faire parvenir une déclaration de sinistre.
Veuillez être le plus précis possible afin de permettre une bonne prise en charge de votre dossier.
Lorsqu’une fuite d’eau survient, il est primordial d’en déterminer rapidement l’origine et l’ampleur.
L’eau circule dans 2 grandes catégories de tuyauteries : les alimentations et les décharges.
Les décharges évacuent l’eau de pluie ou les eaux sales ; les fuites survenant sur ces conduites sont souvent épisodiques car liées au climat (périodes de précipitations) ou à l’action humaine (mauvais raccord d’une machine à lessiver, chasse tirée, lâché d’eau du bain, décharge bouchée par des lingettes ou autres déchets, etc).
Dans le premier cas de figure, fiez-vous à la météo, élément capital permettant d’appréhender l’origine et l’importance de la fuite ; dans le second cas, ciblez l’utilisateur de la décharge (qui fait tourner une machine, qui vient de prendre sa douche,…) afin d’identifier l’origine, en prévenir le responsable et l’inciter à intervenir rapidement pour endiguer celle-ci (qu’il s’agisse de la copropriété ou d’un privé).
Les alimentations distribuent l’eau sanitaire dans les différents biens ; les fuites survenant sur ces conduites sont continues tant que le compteur les alimentant n’est pas coupé (via vanne) ; ce compteur, qu’il soit commun ou privatif se situe généralement dans la cave. Sont également concernés les décompteurs individuels installés dans les gaines techniques ou les appartements (salles-de-bain, cuisines, WC) pouvant, de même, être coupés via vanne d’arrêt.
En cas de nécessité il est donc important de procéder à la fermeture du compteur concerné (en tenant compte, dans la mesure du possible, des impératifs éventuels de l’occupant concerné par cette coupure), cette action est, de manière générale, salvatrice.
Une troisième origine existe également : les fuites sur tuyauteries de chauffage.
La fuite se poursuivra tant que la pression dans le circuit restera suffisante à l’étage concerné à moins d’une coupure de la vanne d’isolement éventuellement disponible (gaine technique, sur palier, ou dans l’appartement). Un diagnostic préalable, tel que le constat d’une baisse de pression du manomètre dans la chaufferie (attention aux vases d’expansion à remplissage automatique!), ainsi que le repérage de l’endroit où elles peuvent se produire (en chape, au niveau d’un radiateur, gaine technique,…) permettront au mieux d’orienter le chauffagiste ou plombier et d’optimiser son intervention.
De même, la nécessité de systématiquement réinjecter de l’eau dans une installation de chauffage sera indicateur d’une fuite sur un circuit donné (parfois bénigne et quasi imperceptible).
En résumé
Il est capital de s’assurer du bon diagnostic pour une action efficace sur une fuite donnée ; ATTENTION, le temps entre l’identification de l’origine (coupure vanne, arrêt de la pluie,…) et l’arrêt des fuites peut ne pas être instantané. La situation doit donc être surveillée.
Dans tous les cas de figure il est important de préserver les lieux des dommages.
Qu’est-ce-que le phénomène de condensation ?
L’air contient en permanence de la vapeur d’eau en suspension. Lorsque la vapeur d’eau est supérieure à la limite de saturation, il y a condensation. Cette condensation se fait en priorité sur les parois les plus froides (vitrages, zones non isolées, etc.) et peut même parfois se transformer en glace durant l’hiver.
Quelques solutions pour remédier à ce phénomène ?
a. Le chauffage
Il faut chauffer les pièces normalement (18° à 20°) et en permanence car si l’on effectue des coupures (notamment la nuit), la température chute et l’humidité ambiante (principalement dégagée par la respiration humaine) augmente; en effet, plus l’air est chaud, plus celui-ci retient l’humidité.
b. La ventilation
Il est primordial de procéder à un renouvellement de l’air afin de vous assurer hygiène et confort. Les logements modernes étant de mieux en mieux isolés et les fenêtres de plus en plus étanches à l’air, il n’est plus possible de compter seulement sur l’ouverture des fenêtres pour chasser l’humidité ambiante. La mise en place d’un système de ventilation, permettant d’évacuer l’humidité et donc d’améliorer la qualité de l’air, est parfois indispensable.
Il est très important de ventiler (faire circuler l’air) et non simplement d’aérer (laisser entrer l’air).
Quelques conseils pratiques pour limiter la production de vapeur d’eau:
- Si possible, ne mettez pas sècher votre linge dans le logement.
- Fermez les portes quand vous cuisinez ou lorsque vous prenez une douche
Sachez que des spécialistes (architectes, experts, …) peuvent diagnostiquer ce phénomène aisément.